Réflexion sur la productivité: L’informatique, un outil quelquefois improductif

Pour une productivité maximale : trier le nécessaire du souhaitable.

Il y a une année, une grande entreprise pharmaceutique bâloise a remplacé son logiciel de courrier électronique par un système plus performant. La substitution ne provoqua pas de problèmes majeurs, si ce n’est que certains collaborateurs d’une unité de recherche reçurent sensiblement moins de messages qu’auparavant. Ce phénomène pouvait s’expliquer par le fait que les pays voisins jouissent de vacances estivales plus longues que la Suisse. Quelques mois plus tard, il s’avéra que les messages continuaient de parvenir par le canal de l’ancien logiciel et s’accumulaient dans une boîte aux lettres inaccessible. Une collaboratrice retrouva ainsi vingt messages qui lui étaient personnellement adressés et auxquels, bien entendu, elle n’avait jamais répondu. Mais, fait étonnant, aucun de ses correspondants ne l’avait relancée pour obtenir une réponse.
Cette anecdote, rapportée par le professeur bâlois René Spiegel dans les colonnes de la Basler Zeitung (15 février 1999), suggère à ce dernier quelques réflexions sur la productivité. La prolifération des ordinateurs à tous les postes de travail reflète la volonté d’augmenter la productivité. La machine et les réseaux auxquels elle est connectée peuvent améliorer les prestations et accélérer les processus, on ne le contestera pas. Mais parmi la montagne de données vérifiées, traitées et transmises chaque jour dans les entreprises, lesquelles seront effectivement utilisées et quelle partie de ces dernières auront une quelconque utilité pour la marche de l’entreprise ? Dans le cas de l’anecdote précitée, les commentaires et demandes d’informations en provenance du monde entier étaient-ils de si peu d’importance qu’une absence de réponse pouvait laisser indifférents leurs expéditeurs ? Ou encore, se peut-il que ces correspondants, parce qu’il est si simple d’envoyer un message électronique, demandaient des informations non indispensables pour leur travail ?
La productivité, conclut le professeur Spiegel, c’est la capacité, à toutes les étapes de l’activité économique et en tous temps, de distinguer le nécessaire du souhaitable. Donc de trier les informations indispensables à l’exécution d’une tâche et celles qui pourraient être éventuellement utiles et qu’on accumule parce qu’elles sont si faciles à obtenir. jd